Le responsable événementiel opère à la création d’événements mémorables au sein de l’entreprise de santé pour laquelle il travaille. Ces dernières peuvent être des soirées de promotion d’un produit ou d’un nouveau service, des journées de soutien ou de communication autour d’une problématique médicale.
Tout comme un chef de projet spécialisé dans l’événementiel, ce responsable pilote et dirige chacune des actions concernant l’organisation de l’événement dont il s’agit. Son objectif est de laisser une impression durable sur les participants.
Le rôle du responsable événementiel
Le responsable événementiel est l’acteur principal de la création et de l’exécution d’un événement réussi. Il veille à la planification, la conception et la mise en place de celui-ci.
Il a pour rôle de coordonner tous les moyens humains, financiers et matériels nécessaires au déroulement de l’événement.
Il peut travailler directement chez les annonceurs et promouvoir leurs produits ou leurs marques. Mais le responsable événementiel peut aussi travailler au sein d’agences spécialisées.
Les missions du responsable d’événementiel
Le responsable d’événementiel doit être attentif au moindre détail. Ses missions sont donc diverses et couvrent l’ensemble des actions mises en place au cours de l’organisation. Voici une partie des actions qu’ils accomplit quotidiennement :
- Analyse des besoins de l’entreprise
Le responsable doit comprendre les besoins de l’entreprise et recueille toutes les informations nécessaires. Il doit bien comprendre l’objectif de l’événement et les attentes des participants.
- Communication avec les fournisseurs
Après cette analyse, il prend contact avec les fournisseurs et les différents prestataires. Il négocie avec eux les contrats et les clauses, puis coordonne les déplacements de ces derniers.
- Création du concept :
Le responsable développe l’idée créative de l’événement, mais aussi le design, la décoration, les animations. Ici, l’objectif et de faire concorder les objectifs de l’entreprise au thème de l’événement.
- Communication et marketing
Travaillant main dans la main avec les équipes de communication, cet expert de l’organisation participe à l’élaboration de la stratégie de communication pour promouvoir l’événement. Il crée les supports, les invitations, les contenus des réseaux sociaux…
- Gestion des aléas
Dans les situations d’urgence, il est responsable de la gestion de crise. Il est prêt à prendre des mesures rapides et de résoudre les problèmes afin de garantir le bon déroulement de l’événement.
Le profil du responsable événementiel
Exerçant un métier aux multiples missions, le responsable événementiel doit être polyvalent et détenir un grand nombre de compétences et de connaissances.
Tout d’abord, en tant que chef de projet, il est à l’aise avec l’organisation, la gestion de crise mais aussi avec le management des différentes équipes de travail.
De plus, en tant qu’interlocuteur principal avec les prestataires de l’événement, il doit maîtriser les bases du commerce et de la négociation.
Le responsable doit également être un excellant communicant. Il est capable de promouvoir l’événement mais aussi les produits, la marque et l’entreprise qu’il représente. Il maîtrise tous les outils de communication et les différents canaux.
En bref, le responsable de communication a de nombreuses casquettes. Il est créatif et organisé et contribue ainsi à la réussite des divers événements sur lesquels il travaille.
